Bestuur en toezicht

Normen voor een goed bestuur

 

Governancecode Woningcorporaties 
Governance gaat over de wijze van besturen, de gedragscode en het toezicht dat daarbij hoort. Lefier onderschrijft de Aedescode (Aedes is de vereniging van woningcorporaties) en past de Governancecode Woningcorporaties toe bij de inrichting van de bestuurlijke organisatie. De Governancecode geeft weer hoe woningcorporaties denken over goed bestuur en toezicht en gaat onder meer in op voorbeeldgedrag, transparantie, maatschappelijke verbondenheid en goede risicobeheersing. Wij zien de Governancecode als een richtlijn voor verbetering van onze kwaliteit, het afleggen van verantwoording en transparantie. In 2018 zijn we niet afgeweken van de Governancecode. Meer informatie hierover vindt u op http://www.lefier.nl/Over-Lefier/Governance/.

Governancekader Lefier
Lefier hanteert een integraal governancekader, dat is opgesteld vanuit de ambitie van Lefier dat de governance op een hoge professionele standaard wordt ingevuld. Lefier bedoelt daarmee dat: 
• de governance conform moderne eisen aan goede governance is vormgegeven; 
• de governance is vastgelegd en transparant gemaakt in handzame documenten; 
• het geïnternaliseerd is en leeft onder alle interne betrokkenen; 
• de governance is terug te zien in de opvattingen, houding en gedrag van bestuur, directeuren, leden van de raad van commissarissen en medewerkers. 

Bestuur

Bestuursmodel 
De bestuurder van Lefier is resultaatverantwoordelijk voor de hele corporatie. Als eindverantwoordelijke ontwikkelt hij of zij in samenspraak met de directeuren de strategische koers. De bestuurder realiseert de strategische positie, de maatschappelijke prestaties, de strategische doelen, bewaakt de identiteit en zorgt voor de (financiële) continuïteit. Hij of zij verwerkelijkt de missie en is belast met de algehele leiding. De bestuurder stelt het beleid van de corporatie vast dat mede is ontwikkeld door de directeuren en toetst dit aan de strategische uitgangspunten en de regelgeving, om zo de missie en de strategische visie te realiseren.

Reglement bestuur, reglement bestuur-directeuren 
De taken en bevoegdheden van de bestuurder zijn vastgelegd in het reglement bestuur. In het reglement bestuur-directeuren zijn de taken en mandaten van de directeuren vastgelegd. In het reglement bestuur is ook een kader opgenomen voor de rolverdeling tussen bestuur, raad van commissarissen, audit & control en medezeggenschap (intern en extern). Deze rolverdeling voldoet aan de eisen vanuit het BTiV (Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting), Burgerlijk Wetboek, de Woningwet,de  Wet op de Ondernemingsraden en de Wet Huurder – Verhuurder.

Raad van commissarissen 
De raad van commissarissen (RvC) houdt toezicht op het bestuur en op de algemene gang van zaken binnen Lefier en de met haar verbonden ondernemingen. Ook staat de RvC het bestuur met advies ter zijde. In 2018 bestond de RvC uit 5 personen. Meer informatie leest u hierna in de paragraaf Toezicht vanuit de raad van commissarissen.

Tegenstrijdige belangen 
Elke vorm of schijn van ongepaste belangenverstrengeling tussen Lefier en de bestuurder wordt vermeden. In 2018 is geen sprake geweest van tegenstrijdige belangen met betrekking tot de bestuurder, zoals bedoeld in artikel 3.7 van de Governancecode Woningcorporaties.

Vertrek bestuurder per 1 december 2018
Lex de Boer heeft ervoor gekozen om Lefier te verlaten en per 1 december 2018 te starten bij Pantar in Amsterdam. De raad van commissarissen van Lefier benoemde vervolgens met ingang van 7 januari 2019 Margriet Drijver als interim bestuurder bij Lefier. In de tussenliggende tijd, van 1 december 2018 tot 7 januari 2019, trad Matthieu van Olffen op als waarnemend bestuurder. De Autoriteit Woningcorporaties hanteert voor waarnemingen korter dan drie maanden de regel dat geen zogeheten ‘fit en proper’-verklaring gevraagd hoeft te worden. In zijn waarnemingsperiode heeft Matthieu van Olffen steeds waar nodig afgestemd en mandaat gezocht  bij Eric Koenen, voorzitter RvC.

 

Samenstelling raad van bestuur Lefier gedurende 2018

Samenstelling raad van bestuur Lefier gedurende 2018
Bestuurder Lefier M/V Zittingsperiode Functie bij Lefier en nevenfuncties PE-punten in 2018
A.J. de Boer (Lex)
27-02-1959
M vanaf 01-11-2012,
herbenoemd per 04-11-2016.
Uit dienst per 01-12-2018
Bestuurder Lefier
Nevenfuncties:
- Lid raad van toezicht Stichting Waardebehoud Onroerend goed * (tot juli 2018, stichting is in juli 2018 ontbonden)
- Lid raad van toezicht Patyna
29,5
M.G. van Olffen (Matthieu)
02-07-1967
M vanaf 01-12-2018 tot 07-01-2019 Waarnemend bestuurder Lefier
Nevenfuncties:
- Lid van deelnemersraad van het WSW
- Penningmeester van stichting Meent van der Sluis
n.v.t.

* => uit hoofde van zijn functie als bestuurder van Lefier

Activiteiten bestuur in 2018

Bestuursvergaderingen worden vooraf gegaan door een directeurenoverleg waarin besluiten voorbereidend worden besproken. Daarnaast vinden er nog directeuren-overleggen plaats waarin strategische onderwerpen besproken worden en waren er inhoudelijke één- of tweedaagse vergaderingen waarbij ook directeuren en management aanwezig waren. Naast het dagelijks besturen van Lefier besteedde de bestuurder in 2018 onder meer veel tijd aan de regionale gevolgen van de aardbevingen en de consequenties hiervan voor Lefier, aan de doorontwikkeling van de organisatie en aan het vertegenwoordigen van Lefier binnen de overige actuele landelijke en regionale discussies.

Activiteiten bestuur in 2018

Activiteiten bestuur in 2018
Type vergadering Deelnemers Aantal vergaderingen
Bestuursvergadering Bestuurder, bestuurssecretaris, bestuurssecretaresse 30

Bestuursvergaderingen worden vooraf gegaan door een directeurenoverleg waarin besluiten voorbereidend worden besproken. 

Type vergadering Deelnemers Aantal vergaderingen
Directeurenoverleg – ter voorbereidende besluitvorming Bestuurder, directeuren, concern controller, bestuurssecretaris en op agenda-basis: managers P&O en Communicatie 28

Daarnaast vinden er nog directeuren-overleggen plaats waarin strategische onderwerpen besproken worden en hebben er inhoudelijke één- of tweedaagse vergaderingen in aanwezigheid van directeuren en management plaatsgevonden.

Type vergadering Deelnemers Aantal vergaderingen
Strategisch directeurenoverleg Bestuurder, directeuren, concern controller, bestuurssecretaris en op agenda-basis: managers P&O en Communicatie 23
Inhoudelijke één of tweedaagse vergadering Bestuurder, directeuren, management 2

Naast het dagelijks besturen van Lefier, heeft de bestuurder in 2018 onder meer veel tijd besteed aan het onderwerp aardbevingen; de regionale gevolgen hiervan en de consequenties voor Lefier, de doorontwikkeling van de organisatie, en het vertegenwoordigen van Lefier binnen de overige actuele landelijke en regionale discussies. 

Externe accountant

De raad van commissarissen heeft in 2018, na een evaluatie, besloten om PWC te herbenoemen als accountant van Lefier voor de verslagjaren 2018 – 2021. De belangrijkste producten van de externe accountant zijn de controleverklaring bij de jaarrekening, de managementletter en het accountantsverslag. In 2018 heeft de externe accountant onder andere de vergaderingen bijgewoond van de raad van commissarissen en de Auditcommissie waarin de jaarrekening werd besproken. 

Managementletter

De externe accountant heeft de managementletter 2018 in november 2018 uitgebracht. In dit document heeft de accountant de interne beheersing in het algemeen en in het bijzonder de beheersing van het proces vastgoedwaardering, het aardbevingsdossier en de IT-organisatie belicht. Ook de bevindingen omtrent de naleving van wet- en regelgeving zijn hierin beschreven. De managementletter is in november 2018 besproken in de auditcommissie en de raad van commissarissen.

Verslag ondernemingsraad Lefier

In 2018 besloot Yvonne Bos om haar werkzaamheden voor de ondernemingsraad (OR) neer te leggen. De OR bedankt haar voor haar inzet. We betreuren haar vertrek en respecteren haar keuze. 

Terugblik 2018 
In 2018 overlegden we tien keer met de bestuurder en drie keer met een delegatie van de RvC. Naast de advies- en instemmingsaanvragen besteedden we veel aandacht aan het onderwerp Ontwikkelfaciliteiten en wat dit in onze organisatie teweeg bracht. Uit de signalen van collega’s kwam naar voren dat hierover nog veel onduidelijkheid heerst. Begin volgend jaar hoopt de directie via rondetafelgesprekken zoveel mogelijk helderheid te verschaffen. Nadat deze gesprekken zijn afgerond, worden de Ontwikkelfaciliteiten ter stemming aan de OR-leden voorgelegd. 

Adviesaanvragen 
In 2018 bracht de OR bracht over de volgende onderwerpen advies uit aan de bestuurder: 
• Integraal personeelsmanagement;
• Interim bestuurder 
• Kaderbrief 2019-2028 
• Management BIS 
• Onderzoek gevolgen ICT innovatie
• Plan van aanpak Casco onderhoud en ontwikkeling 

Instemmingsverzoeken 
Naast het behandelen van adviesaanvragen stemden we in 2018 in met drie instemmingverzoeken: 
• Agressieprotocol 
• Gezondheidsmanagement 
• Interne veiligheidsorganisatie 

Vooruitblik 2019 
We beginnen het jaar met interimbestuurder, Margriet Drijver. Onder haar leiding komen onderwerpen als ketensamenwerking, werving & selectie, ontwikkelfaciliteiten en secundaire arbeidsvoorwaarden ter tafel. Daarnaast zullen vanuit de Ontwikkellijnen diverse onderwerpen de revue passeren. Een belangrijk onderwerp in 2019 zijn de verkiezingen.

Toezicht vanuit raad van commissarissen

Toezicht houden: de raad van commissarissen

In dit jaarverslag en boekjaar 2018 legt de raad van commissarissen (RvC), als onderdeel van een maatschappelijk ondernemende organisatie, publiekelijk verantwoording af over de wijze waarop hij invulling heeft gegeven aan de uitvoering van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij het toezicht houden op Lefier. 

Taken en verantwoordelijkheden 
De raad van commissarissen van Lefier houdt toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken bij de woningcorporatie en de daarmee verbonden onderneming(en). De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de raad van commissarissen zijn beschreven in het reglement van de raad van commissarissen, waarvan de meest recente versie op 19 oktober 2018 is vastgesteld. Het reglement van de raad van commissarissen is in te zien op de website van Lefier.

Profielschets 
Lefier heeft een profielschets opgesteld voor de raad van commissarissen waarin de gewenste deskundigheid en ervaring van de toezichthouders is bepaald. Meer informatie over de inhoud van dit profiel en het reglement vindt u via deze link. (link toevoegen naar profiel en reglement)

Commissies 
Voor het uitoefenen van de vereiste taken werkte de raad van commissarissen vanuit een aantal commissies: de commissie bestuurszaken, de auditcommissie en de commissie maatschappelijk presteren. Commissies nemen geen beslissingsbevoegdheden over van de raad van commissarissen. De raad blijft verantwoordelijk voor zijn besluiten, ook als deze zijn voorbereid door een commissie. 

Commissies

Commissies
Soort commissie Inhoud/verantwoordelijkheid Vergaderingen Onderwerpen o.a.
Commissie Bestuurszaken De commissie is belast met de voorbereiding en deels ook uitvoering van alle bestuurszaken die de raad aangaan; de werkgeversrol naar bestuurder, samenstelling en functioneren RvC zelf en de statuten en reglementen van de woningcorporaties waarin bestuurszaken zijn geregeld, alsmede de bestuurskwaliteit in het algemeen. 4 - Prestatieafspraken bestuurder
- Voorbereiding zelfevaluatie
- Auditopdracht bestuur en governance
- WNT-proces
- Ontwikkelfaciliteiten
- Vertrek bestuurder
- Structurele invulling bestuursfunctie
Auditcomissie De RvC ondersteunen in zijn taken en verantwoordelijkheden op het gebied van:
a. externe financiële rapportage, accountantscontrole en toepassing richtlijnen voor de jaarverslaggeving;
b. benoeming en functioneren van de externe accountant;
c. kwaliteit en effectiviteit van interne financiële en managementrapportages, alsmede van systemen voor interne beheersing;
d. naleving van interne procedures en van wet- en regelgeving.
Tevens worden vastgoedinvesteringsbesluiten vóór behandeling in de RvC in de auditcommissie voor besproken.
7 - Auditrapportages
- Herbenoeming accountant
- Herijking strategische risico’s
- Informatiebeveiliging
- Reglement ITC
- Informatiestrategie
- Tertiaalrapportages
Commissie Maatschappelijk Presteren Namens de RvC met de bestuurder overleg te hebben en hem te adviseren over de vraagstukken die vallen onder Maatschappelijk rendement, zoals:
- Huurprijsbeleid
- Kwaliteit dienstverlening
- Relatie met stakeholders, daaronder vallen in ieder geval de lokale overheden en de huurdersorganisaties.
Omgang met en de participatie en invloed van belanghebbenden.

Tevens worden (vastgoed)investeringsbesluiten vóór behandeling in de RvC in de commissie Maatschappelijk presteren voor besproken.
7 - Communicatie van Lefier met huurders
- Leefbaarheid
- Klachtenrapportages
- Energiebeleidsplan
- Huurbeleid
- Tertiaalrapportages
- Studentenhuisvesting
- Kwaliteitsbeleid
- Terugkoppeling ronde langs huurdersorganisaties eind 2017

De commissies hebben hun bevindingen en adviezen steeds gerapporteerd aan de raad van commissarissen. Tevens zijn de verslagen van de commissiebijeenkomsten aan de raad van commissarissen beschikbaar gesteld. 

Activiteiten van de commissies naast de reguliere vergaderingen:

Commissie bestuurszaken: Na het aangekondigde vertrek van de bestuurder heeft de commissie zich in het bijzonder bezig gehouden met de interim-invulling en de invulling voor de volgende fase. Voor dit laatste heeft een delegatie van de RvC gesprekken gevoerd, zowel binnen als buiten de organisatie. Die gesprekken vonden plaats met onder meer directeuren, managers en medewerkers van stuurteams, gebiedsteams, stafdiensten, wethouders en huurdersorganisaties. De gesprekken moeten leiden tot een profiel van de nieuwe bestuurder én een voorlopige toets op de huidige topstructuur.
Daarnaast hebben de leden van de commissie bestuurszaken in april en december een overleg van de OR bijgewoond.

De commissie maatschappelijk presteren hield een extra themabijeenkomst over het onderwerp kwaliteitsbeleid. Om daarbij een goed beeld te krijgen van de productenlijst in de praktijk, bracht de commissie een bezoek aan een woning in de Molukkenstraat te Groningen. 

Voor de auditcommissie is een extra bijeenkomst georganiseerd over de informatiestrategie van Lefier. Tijdens deze bijeenkomst is de adviseur informatievoorziening aangeschoven om een doorkijk te bieden in de informatiestrategie 2018 – 2021.

Samenstelling raad van commissarissen

De raad van commissarissen bestond in 2018 uit vijf leden. Onderstaande tabel geeft de samenstelling van de RvC weer per 31 december 2018 en de taken van de leden, de hoofdfunctie en nevenfuncties van de toezichthouders en het aantal behaalde PE-punten (Permanente Educatie). 

Samenstelling raad van commissarissen

Samenstelling raad van commissarissen
Leden/ geboortedatum Functie RvC en RvC-commissie Beroep en nevenfuncties Presentie reguliere vergaderingen PE-punten in 2018
H. Donkervoort (Ineke) (V)
01-04-53
Lid
op voor­dracht van huurders-organisaties;
voorzitter commissie maatschappelijk presteren
Beroep: directeur ID Management advies
- Lid Raad van Toezicht Jeugdhulp Friesland* (tot 1-3-2018)
- Lid Raad van Commissarissen Kabelnoord
- Lid Raad van Toezicht O2G2*
- Voorzitter Raad van Toezicht RIBWGO*
- Lid Raad van Toezicht KNSB
- Lid Raad van Toezicht, Stienen Flier
- Lid raad van commissarissen Wonen Noord West Friesland*
- Lid klachtencommissie goed bestuur MBO
- Lid Beroepscommissie MBO/HBO
6/6 22
L.T. van Bloois (Leendert) (M)
16-10-1954
Lid
voorzitter audit-commissie
- Lid Raad van Toezicht van het Flevo-landschap
- Voorzitter van Woningstichting Naarden
- Lid raad van toezicht zorggroep Apeldoorn*
- Lid Raad van Toezicht Stichting Maeykehiem
5/6 10
H.W.H.M. van Kesteren (Herman) (M)
09-06-1953
Lid
voorzitter audit-commissie
Beroep: zelfstandig adviseur Romivo BV
- Lid raad van toezicht Fokus Wonen* (tot 01-04-2018)
- Lid raad van toezicht Taktus Verslavingszorg*
- Lid raad van Toezicht Revalidatie Friesland*
6/6 8
W. van Gent (Ineke) (V)
21-06-1957
Lid
op voordracht van huurders-organisaties;
Lid
commissie maatschappelijk presteren
Beroep: burgemeester Schiermonnikoog**
- Voorzitter KNRM Schiermonnikoog
- Voorzitter Ab Harrewijnprijs
- DB-lid en vice vz van de gemeenschappelijk regelijk ''De Waddeneilanden''
- portefeuillehouder duurzaamheid
- plv.lid samenwerkingsverband BES eilanden
- interbestuurlijk dossierteam (IBT) plv.lid
- lid stuurgroep energie Friesland
- werelderfgoed stuurgroep plv. Lid
- lid stuurgroep nieuw bezoekerscentrum Schiermonnikoog
- lid overlegorgaan Nationaal Park Schiermonnikoog
- portefeuille houder openbare orde en veiligheid, handhaving, boeren, duurzaamheid, cultuur en bestuurlijke contacten
5/6 5
E.V. Koenen (Eric) (M)
02-03-1958
Voorzitter
Lid
commissie bestuurszaken
Beroep:DGA/Partner Doorwerthgroep bv
- Lid raad van toezicht Atria Amsterdam
- Bestuurslid Foundation for corporate education
6/6 5

* Deze nevenfuncties tellen mee voor het wettelijk maximum van 5 toezichthoudende functies

** Na de gemeenteraadsverkiezingen in Groningen heeft Ineke van Gent de rol van informateur vervuld. Haar opdracht bestond uit het onderzoeken van de coalitie die binnen de gemeenteraad op het grootste draagvlak kon rekenen en recht deed aan de uitslag. Dit informateurschap is gemeld aan de Autoriteit Woningcorporaties. De AW heeft daarbij aangegeven dat zij dit niet als een onverenigbaarheid zagen, mits de informateursopdracht zou eindigen voordat er inhoudelijk gesproken of onderhandeld zou worden over de beleidskeuzes en voordat de portefeuilleverdeling aan de orde zou zijn. Deze opdrachtafbakening is op die manier ten uitvoer gebracht. Ineke van Gent heeft geen advies over inhoudelijke zaken uitgebracht; na het afronden van haar rol als informateur heeft ze haar verslag en verantwoording toegelicht en is ze ontheven van haar taak. Daarna is de formatie gestart. 

Met de samenstelling van de RvC voldoen we tevens aan de eisen die worden gesteld in de wet bestuur en toezicht.
 

Rooster van aftreden

(per 31 december 2018)

Rooster van aftreden
Naam Benoemd op Herbenoembaar op (Uiterste) datum van aftreden Toelichting
E.V. Koenen (Eric),
voorzitter
24-11-2017 24-11-2021 24-11-2025 Twee termijnen vier jaar
H.W.H.M. van Kesteren (Herman),
vice voorzitter
9-3-2012
herbenoemd per 9-3-2016
Niet 09-03-2020 Twee termijnen vier jaar
H. Donkervoort (Ineke),
op voordracht van huurdersorganisaties
17-4-2013
herbenoemd per 17-4-2017
Niet 17-04-2021 Twee termijnen vier jaar
L.T. van Bloois (Leendert) 10-05-2016 10-05-2020 10-05-2024 Twee termijnen vier jaar
W. van Gent (Ineke),
op voordracht van huurdersorganisaties
01-01-2017 01-01-2021 01-01-2025 Twee termijnen vier jaar

Werkwijze en activiteiten raad van commissarissen

Informatie inwinnen 

Om de toezichthoudende taak goed te kunnen vervullen, liet de raad van commissarissen zich regelmatig mondeling, dan wel schriftelijk door het bestuur informeren over relevante ontwikkelingen en behaalde resultaten in relatie tot de beoogde doelen. De RvC heeft in het boekjaar 2018 diverse activiteiten ondernomen om bij verschillende bronnen te horen wat er speelt binnen het werkveld van Lefier. 

  1. Bij het bestuur: 
  • Tijdens vergaderingen heeft de RvC zich door het bestuur op de hoogte laten stellen over de gang van zaken binnen Lefier. 
  • De raad van commissarissen liet zich daarnaast nog regelmatig informeren over actuele ontwikkelingen, bijvoorbeeld rondom de balkonproblematiek in Groningen en daarbij specifiek over de ontwikkelingen rondom de West-Indische Kade. ​
  1. Bij de ondernemingsraad van Lefier: 
  • In april en december hebben de leden van de commissie Bestuurszaken een overleg van de OR bijgewoond. 
  1. Bij de huurdersorganisaties: 
  • In maart heeft een delegatie van de RvC een gezamenlijk overleg van de huurdersorganisaties en de bestuurder bijgewoond. Hierin kwam de Kaderbrief aan de orde.
  • In december heeft een delegatie van de RvC een informeel overleg gehad met de  huurdersorganisaties en de directie van Lefier 
  1. Bij het werkveld: 
  • Diverse leden van de RvC hebben externe bijeenkomsten over het werkveld bijgewoond. In januari heeft een delegatie van de RvC deelgenomen aan het jaarlijkse gesprek van Lefier met de gemeenten (wethouders en beleidsadviseurs) in het werkgebied. 
  1. Bij de accountant:
  • Voorafgaand aan de bijeenkomst van de auditcommissie in april, hebben de leden van de auditcommissie de jaarlijkse functionele samenkomst gehad met de accountant.
  • Tijdens de bijeenkomst van de auditcommissie in april schoof de accountant aan om de jaarrekeningen toe te lichten. 
  • Tijdens de bijeenkomsten van de auditcommissie in juni en november schoof de accountant aan om resp. het controleplan en de managementletter toe te lichten. Daarnaast schoof de accountant in oktober aan voor een tussentijdse bespreking over ontwikkelingen en aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2018.
  • Tijdens de bijeenkomsten van de RvC in april en november gaf de accountant een toelichting op resp. de jaarrekening en de managementletter.

Vergaderingen in 2018

In het verslagjaar hield de raad van commissarissen zes reguliere raadsvergaderingen. Bij een aantal reguliere vergaderingen vonden aansluitend in de middag themabijeenkomsten plaats ten behoeve van deskundigheidsbevordering en verdieping in het werk van Lefier.

Vergaderingen in 2018

Vergaderingen in 2018
Datum Onderwerpen o.a.
9 februari - Treasury Jaarplan
- Investeringsbesluit
- Huurbeleid
- Uitgangspunten en richting Kaderbrief
- Herbenoeming accountant
- Aardbevingen
- Terugkoppeling huurderscommissarissen van overleggen met de huurdersoragisaties Lefier 2017
20 april - Jaarverslag en Jaarrekening 2017
- RvC-rapportage T3
- Toezicht- en toetsingskader
- Energiebeleidsplan
Tijdens het middagporgramma heeft een gesprek plaatsgevonden tussen de RvC en de bestuurder, directeuren, mangager P&O en concern controller over het verloop van het doorwikkelprograma.
22 juni - Kaderbrief
- RvC-rapportage T1
- Investeringsbesluiten
- Bod 2019
- Aardbevingen
- Huurbeleid
14 september - Investeringsbesluiten
- Wijziging statuten
19 oktober - Benoeming interim-bestuurder
- Regelement ITC
- Investeringsbesluit
- Verkoopbeleid
- Bedrijfseigen regeling Lefier
23 november - Begroting 2019
- Management Letter (in aanwezigheid van accountant)
- Treasury Jaarplan 2019
- Evaluatie NOM
- Business plan niet-DAEB
- Aardbevingen
Het middagprogramma van deze dag stond in het teken van de omgevingsanalyse.

Deskundigheidsbevordering raad van commissarissen 

Op 14 september had de RvC een themabijeenkomst in het teken van het onderwerp Participatie. Tijdens deze bijeenkomst heeft een consulent van de Woonbond de RvC bijgepraat over de ontwikkelingen rondom de huurdersparticipatie. Medewerkers van Lefier informeerden de RvC vervolgens over hun ervaringen met participatie. Daarna is de bijeenkomst buiten voortgezet en bezochten de RvC-leden per fiets diverse projecten in de wijk Paddepoel in Groningen. 

Overig
Naast deze themabijeenkomst woonden leden van de RvC diverse bijeenkomsten, scholingen, seminars en workshops bij.

Besluiten raad van commissarissen in het boekjaar 2018

Hieronder is weergegeven welke besluiten de raad van commissarissen in het boekjaar 2018 heeft genomen.

Besluiten raad van commissarissen in het boekjaar 2018

Besluiten raad van commissarissen in het boekjaar 2018
Besluit Afhandeling
Realisatiebesluit Gorecht West fase 3 Goedkeuring
Wijziging statuten Goedkeuring
Sloopbesluit De Renne Stadskanaal Goedkeuring
OB/RB Oldersheem Goedkeuring
Ontwikkelbesluit Opstal – 15.0014 Midscheeps te Groningen  
Actualisatiebesluit GREX – 10.0007 Midscheeps te Groningen Goedkeuring
Ontwikkelbesluit Soerabajastraat te Groningen Goedkeuring
Realisatiebesluit STRV Noorderkroonstraat te Groningen Goedkeuring
Realisatiebesluit – STRV Willingestraat / Tonckenstraat te Emmen Goedkeuring
Ontwikkelbesluit Gorecht West fase 3 (opstal en grondexploitatie) Goedkeuring
Startbesluit GREX Gorecht West fase 4 sloopbesluit Goedkeuring
Ontwikkel-/Realisatiebesluit uitvoering maatregelen Morgensterflat Groningen Goedkeuring
Bod 2019 Goedkeuring
Kaderbrief Goedkeuring
Huurbeleid Goedkeuring
Energiebeleidsplan Goedkeuring
Productenlijst Goedkeuring
Treasury Jaarplan 2018 en 2019 Goedkeuring
Begroting 2019 Goedkeuring
Actualisatie OB Antillenstraat fase 2 Goedkeuring
OB Esdoornflat Selwerd Goedkeuring
Initiatiefbesluit/Ontwikkelbesluit ACM locatie “Crossroads” te Groningen Goedkeuring
Jaarverslag en Jaarrekening 2017 Lefier Resp. goedkeuring en vaststelling
Aangepast reglement RvC Besluit
Bezoldiging bestuurder Besluit
Prestatieafspraken bestuurder Besluit
Herijking strategische risico’s Besluit
Toezicht- en toetsingskader Besluit
Herbenoeming accountant Besluit
Benoeming waarnemend bestuurder Besluit
Honorering RvC Besluit

Beoordeling en bezoldiging bestuur 
De raad van commissarissen is verantwoordelijk voor het toezicht op het functioneren van het bestuur van Lefier. Daaronder valt ook de jaarlijkse evaluatie en beoordeling van het functioneren van het bestuur en, indien nodig, de benoeming, schorsing en het ontslag van het bestuur. De commissie bestuurszaken vervult primair deze rol. In het kader van de beoordeling van de bestuurder haalt de commissie wisselend intern en extern feedback op de bestuurder op. In 2018 vond geen bestuursbeoordeling plaats. De reden hiervoor was het aftreden per 1 december van Lex de Boer als bestuurder van Lefier. 

Bezoldiging bestuur 
Voor Lefier is de Wet normering topinkomens (Wnt) leidend. Voor nadere toelichting op de bezoldiging van de bestuurder op grond van de Wnt verwijzen we naar de toelichting zoals opgenomen in de enkelvoudige jaarrekening.

Onafhankelijkheid en integriteit raad van commissarissen 
De leden van de raad van commissarissen zijn onafhankelijk en opereren zonder last of ruggespraak. Zij hebben op geen enkele wijze belangen in de stichting Lefier. 
De raad van commissarissen bewaakt het principe van onafhankelijkheid volgens de criteria in de Governancecode Woningcorporaties, bepaling 3.27 en de Woningwet, artikel 30.5 en 30.6. 

De toezichthouders hebben deze criteria onderling besproken en mondeling gecontroleerd, zowel bij de RvC-leden als bij het bestuur. Hieruit is gebleken dat er geen sprake is van (transacties met) tegenstrijdige belangen waarbij toezichthouders of bestuurders betrokken zijn (geweest).

Honorering RvC 
De honorering van de RvC is gekoppeld aan de zwaarte van de functie van de afzonderlijke leden van de RvC, rekening houdend met maatschappelijke waarden en normen. 

Voor 2018 is de jaarlijkse honorering als volgt vastgesteld:

Leden raad van commissarissen: € 14.100,- excl. btw
Voorzitter raad van commissarissen: € 21.240 excl. btw.
Dit is binnen de maximale bezoldiging volgens Wnt-regelgeving en het besluit honoreringen toezichthouders van de Vereniging Toezichthouders Woningcorporaties.

Declaraties RvC 
De leden van de raad van commissarissen hebben in 2018 de volgende declaraties ingediend voor reiskosten, parkeergelden en opleidingen:

Declaraties                 E.V. Koenen  H. W. van Kesteren L.T. van Bloois W. van Gent H. Donkervoort

Totaal inclusief btw   4.680                 3.140                          2.335                 732         2.339

Reflectie Toezicht 2018

Net als in 2017 besteedde de raad veel tijd aan een aantal dossiers die meerjarig aandacht vragen om zaken goed te volgen en te borgen. De raad kwam zes keer bijeen in een formele RvC-vergadering waarbij de doorontwikkeling van de Lefierorganisatie, het nieuwe huurbeleid, de relatie met stakeholders, de verduurzaming van de woningvoorraad, de balkonproblematiek in Groningen en specifiek de West-Indischekade, de aanpak van krimp en het aardbevingsdossier besproken zijn. Het toezicht- en toetsingskader was leidend bij de vele thema’s die via de agenda van de raad zijn besproken en waarover besluiten zijn genomen. In deze korte reflectie lichten we er een paar kort uit.

De aardbevingsschade kreeg al vroeg aandacht in 2018. Op 23 januari deed het gerechtshof in Leeuwarden uitspraak in de zaak tegen de NAM. De NAM werd niet alleen verantwoordelijk gesteld voor de materiële schade, maar ook voor de waardedaling van de corporatiewoningen. Het spel rondom de enorme bedragen en de verantwoordelijkheden ging op de wagen. Een complex proces, dat de bestuurlijke grenzen van Lefier overschrijdt, maar dat intensief gevolgd werd door de RvC omdat de gevolgen van de besluiten groot zijn. Het gaat immers om de veiligheid van onze huurders en het is van belang dat Lefier, als grote corporatie, invloed neemt in dat proces.

In februari heeft de raad zichzelf onder leiding van een externe adviseur tegen het licht gehouden. Er is aandacht besteed aan de verschillen en de overeenkomsten vanuit de wens nog effectiever te kunnen opereren en een collectieve slimheid te ontwikkelen ten dienste van de toezichtrol. 

Mede naar aanleiding van deze evaluatie zocht de raad in de loop van 2018 naar een vorm met minder overvolle agenda’s en een meer efficiënte vorm van informatietoelevering. Dat is nog slechts ten dele gelukt. De nieuwe opzet van de RvC tertiaalrapportage is een stap in de goede richting. Het blijft zoeken naar een balans tussen zorgvuldigheid en volledigheid enerzijds, en geen overvoering anderzijds. Overvoering gaat immers ten koste van de vertraging en de bestuurlijke rust die nodig is om met wijsheid te kunnen kijken naar de corporatie.

Het afgelopen jaar passeerden regelmatig thema’s die te maken hebben met de energietransitie de revue. Het energiebeleidsplan kreeg vorm. Met het oog op de toekomstige rol van woningcorporaties bij het realiseren van klimaatdoelstellingen heeft Lefier hier in de ogen van de commissarissen goede stappen gezet, al zal de scherpe blik op de effectiviteit en de betekenis voor bewoners een belangrijk agendapunt blijven. De raad is zich ervan bewust dat op dit nieuwe terrein voortschrijdend inzicht ontstaat, waarbij de ingeslagen richting kritisch moet worden gevolgd. Het was goed dat binnen de raad, in een goede relatie en sfeer, verschillende standpunten konden worden besproken en onderzocht. 

Het overleg met huurdersorganisaties was ook in 2018 voor de raad van belang om voeling te houden met wat leeft bij de huurders, ook in relatie tot bovengenoemd thema. Ook het fysiek bezoeken van de wijken per fiets gaf meer gevoel en beleving bij het werkgebied. Bovendien bood het de gelegenheid tot informeel contact met een bredere groep medewerkers. 

Aan het eind van 2018 kondigde de bestuurder Lex de Boer aan Lefier te gaan verlaten om een nieuwe uitdaging aan te gaan bij Pantar, het sociale werkbedrijf van Amsterdam. De raad nam uitgebreid de tijd om goed te onderzoeken wat Lefier in de volgende fase van ontwikkeling nodig heeft. Daartoe hebben de commissarissen in november en december een aantal dagen gepland om intern met directeuren, managers en stafleden te spreken en extern met wethouders, huurdersorganisaties en branchevertegenwoordigers. Deze uitgebreide exercitie leidde niet alleen tot een uitgebreid zoekprofiel, maar ook tot een verdiepend inzicht in de vraagstukken die onderdeel moeten worden van de opdracht van de nieuw te werven bestuurder. Om het zoekproces van een nieuwe bestuurder zorgvuldig te doorlopen, is ervoor gekozen om een interim bestuurder te zoeken. Dit zoekproces startte direct nadat Lex de Boer zijn vertrek aankondigde. In december is besloten om per 7 januari de ervaren corporatiebestuurder Margriet Drijver te benoemen als interim bestuurder. Van 1 december tot 7 januari is de rol van bestuurder tijdelijk waargenomen door de directeur Financiën en Ondersteuning, Matthieu van Olffen. Hierbij is vastgelegd en gehandeld vanuit het feit dat zijn handelen binnen strakkere begrenzingen ligt, omdat het een waarneming betrof. 

De raad kijkt terug op een intensief jaar, waarin veel onderwerpen voorbij kwamen en waarin we in een goede sfeer samenwerkten. De professionele kwaliteit van het toezicht is goed bewaakt. Ook is de eigen governance geëvalueerd, met een aantal verbeterpunten tot gevolg.

Juridische structuur Lefier

Verklaring bestuur Lefier

In de statuten van Lefier is vastgelegd dat het bestuur jaarlijks een volkshuisvestingsverslag en een jaarrekening oplevert, die moeten voldoen aan de voorschriften die ter zake voor toegelaten instellingen van de Woningwet gelden.

De raad van commissarissen (RvC) verleent de opdracht tot controle van de jaarrekening van de stichting. Deze opdracht wordt gegeven aan een door de RvC aangewezen accountant.
Het jaarverslag en het volkshuisvestingsverslag moeten worden vastgesteld door het bestuur en vervolgens ter goedkeuring worden voorgelegd aan de raad van commissarissen.

 

Het bestuur stelt jaarlijks de jaarrekening op, vaststelling van de jaarrekening geschiedt door de raad van commissarissen. Vaststelling en goedkeuring door de bestuurder en de RvC vindt niet plaats tot het moment dat zij kennis hebben genomen van de bevindingen van de accountant.
 

Het bestuur van Lefier heeft het jaarverslag 2018 en de daarbij behorende door de accountant afgegeven goedkeurende controleverklaring vastgesteld. Het bestuur van Lefier verklaart dat alle middelen in het verslagjaar zijn besteed in het belang van de volkshuisvesting.

 

Groningen, 19 april 2019

Margriet Drijver, bestuurder

Verklaring raad van commissarissen Lefier

De leden van de raad van commissarissen van Lefier verklaren kennis te hebben genomen van het volkshuisvestingsverslag en de jaarrekening en de daarbij behorende door de accountant afgegeven goedkeurende controleverklaring.

De raad van commissarissen heeft goedkeuring verleend aan het jaarverslag en heeft besloten om de jaarrekening vast te stellen.

 

Groningen, 19 april 2019
 

 

E. Koenen (Eric) (M)


 

H. Donkervoort (Ineke) (V)

 

 

L.T. van Bloois (Leendert) (M)


 

H.W.H.M. van Kesteren (Herman) (M)



 

W. van Gent (Ineke) (V)